Tisztelettel kérjük, hogy figyelmesen olvassa el ezt az adatkezelési tájékoztatót, melyben a cég tájékoztatja a honlapjára látogatókat, konferenciáira, applikációiba, webináriumára regisztrálókat az általa szervezett konferenciák résztvevőit, a személyes adatok és információk kezeléséről és védelméről, az érintett jogairól. Amennyiben ön nem múlt el 18 éves, kérjük, hogy jelen adatkezelési tájékoztatót törvényes képviselőjével együtt olvassa el.
Bármilyen kérdés, észrevétel esetén az alábbi elérhetőségeken állunk rendelkezésére: diamond@diamond-congress.hu, telefon:+3612250210.
A DIAMOND CONGRESS Kft. (székhelye: 1012 Budapest, Vérmező út 8., iroda és központi ügyintézés helye: 1015 Budapest, Csalogány utca 28.) több évtizede, Magyarországon, főtevékenységeként konferencia szervezési szolgáltatásokat nyújtó, Magyarországon bejegyzett, székhellyel rendelkező gazdasági társaság. 2020 óta társaságunk webináriumokat is szervez a hagyományos konferenciák mellett, továbbá mobil applikációval támogatja rendezvényeit.
DIAMOND CONGRESS Kft
Székhely: 1012 Budapest, Vérmező út 8.
Iroda és központi ügyintézés helye: 1015 Budapest, Csalogány utca 28.
Cégjegyzékszám: 01-09-362509
Adószám: 10946130-2-41
Képviseli: Varga Attila ügyvezető
Adatvédelmi ügyekben kijelölt kapcsolattartó:
Elérhetőségek:
diamond@diamond-congress.hu,
telefon:+3612250210,
www.diamond-congress.hu.
Az adatkezelési szabályzatunk és tájékoztatónk természetes személyekre vonatkozó személyes adatok kezelésére terjed ki, azaz minden olyan esetre vonatkozik, amikor társaságunk olyan adat birtokába jut, amely természetes személlyel összeköthető, vele azonosítható adatra vonatkozik. Szolgáltatásaink nyújtása során adatait tipikusan öntől szerezzük, amikor konferenciáinkra jelentkezik, azaz regisztrál. Amennyiben ön korábbi konferencián hozzájárult ahhoz, hogy adatai a következő hasonló tárgyú konferenciát szervező társaságnak továbbításra kerüljön, úgy adatait a korábbi szervezőtől szerezzük (tipikusan: név, email, esetleg munkahely és tudományos fokozat). Előfordulhat, hogy ön valamelyik egyesület, szakmai szervezet tagjaként járult hozzá adatai szakmájába tartozó konferenciát szervező társaság részére történő kiadásához. Ebben az esetben adatait a szakmai szervezettől kapjuk meg.
AZ EURóPAI PARLAMENT éS A TANáCS (EU) 2016/679 RENDELETE (GDPR)
Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról 2011. évi CXII. törvény
A Bizottság 29. számú munkacsoportjának és az Adatvédelmi Hivatal (NAIH) állásfoglalásai.
Társaságunk az adatokat a GDPR előírásai szerint az alábbi alapelvek betartásávalkezeli:
Ön hozzájárulását adta az adatkezeléshez, az alábbiak szerint:
A honlapon/közösségi oldalon keresztül a honlapra látogató használók (továbbiakban: érintett) önkéntesen regisztrálhatnak és adhatnak meg azonosításra alkalmas személyes adatokat (név, email cím, egyéb az érintett által feltöltött vagy megadott adat). Az önkéntes adatmegadással az érintettek hozzájárulnak ahhoz, hogy a honlap kizárólagos jogosultja, üzemeltetője és fenntartója, azaz társaságunk a jelen tájékoztatóban foglaltak szerint kezelje a megadott adatokat. Kérjük, hogy felhasználó neve és jelszava titokban tartására minden szükséges intézkedést tegyen meg, hogy harmadik személy ahhoz ne férjen hozzá. Kérjük továbbá, hogy csak olyan adatot közöljön velünk, amely szükséges az önnel való kapcsolattartáshoz.
Absztraktok, poszterek, email címek
A tudományos konferenciák sajátos céljából és jellegzetességéből adódik, hogy a résztvevők önkéntesen jelentetnek meg előadásokat, posztereket, amelyek absztraktkönyvbe illetve a webinárium oldalára feltöltésre kerülnek. A konferencia programfüzete továbbá tartalmazza az előadók és résztvevők nevét, esetlegesen tudományos fokozatát, email címét munkahelyét.
Az előadásokat, posztereket, programfüzetet a Diamond Congress Kft. referenciához fűződő jogos érdekből fennállása alatt megőrzi. Ezt törölni nem áll módunkban.
Társaságunk az önnel kötött szerződés, vagy az ön megrendelésének teljesítése, vagy ajánlatkérésére történő ajánlat adás miatt kezeli az adatait:
ön szóban (telefonon), vagy írásban (e-mailen, internetes felületen keresztül) szolgáltatás teljesítésére szerződött velünk, megrendelést eszközölt, vagy árajánlatot kért tőlünk (továbbiakban együttesen: szerződés teljesítése). Ahhoz, hogy a szolgáltatást teljesíteni tudjuk, adatait nyilván kell tartanunk. Kezelt adatai: név, lakcím, elérhetőség (telefon, email), számlázási cím. Esetleges további adatok: munkahely adatai, tudományos fokozat.
Társaságunk akkor is kezelheti adatait, ha jogos érdeket tud bizonyítani adatai kezelése vonatkozásában.
Ilyen jogos érdekünk szolgáltatásaink bemutatására szolgáló referenciaként az absztraktkönyvek, programfüzetek megőrzése, referenciaként történő bemutatása.
Jogos érdekünk továbbá a szolgáltatás nyújtásának esetleges jogvita esetére vagy hatósági ellenőrzés okán történő bizonyíthatósága céljából történő személyes adatok megőrzése a szerződés megszűnése utáni ötödik év végéig (számlázáshoz köthető adatok tekintetében 8 évig).
Cégünk a rendelkezésére bocsátott személyes adatokat és információkat kizárólag az érintett adatmegadással elérni kívánt céljával kapcsolatban kezeli (tipikusan: konferencián történő részvétel és ön számára szolgáltatások nyújtása), és csak az érintett igényeinek teljesítése érdekében, az érintettekkel való kommunikálásra használja. Az adatkezelés célja az érintett által megjelölt információkérés teljesítése, az érintettel való kommunikáció, az érintett által rendelt szolgáltatások teljesítése.
Az adatokat a Diamond Congress Kft. szerződései vagy jogszabály előírásai szerint gyűjti, feldolgozza, tárolja és megsemmisíti (törli).
A Diamond Congress Kft. adatfeldolgozóiról elérhetőségeinken kaphat tájékoztatást. Adatfeldolgozóinkkal (rendszergazda, könyvelő, mobil applikációnkat működtető társaság, konferencia szerinti alvállalkozóink pl. transzfert bonyolító vállalkozó, szálloda, idegenvezető) minden esetben adatfeldolgozási szerződést kötünk, amely szerződésben az adatfeldolgozók kötelezettséget vállalnak a jelen tájékoztató szerinti adatkezelésre.
A Diamond Congress Kft. az érintett írásbeli kérésére törli (megsemmisíti) azon adatokat, amelyek megőrzésére jogszabály nem kötelezi, vagy amely adatok szerződéses kötelezettsége teljesítése vagy ennek bizonyítása érdekében már nem szükséges, vagy amely adat törlését az érintett kéri és adatkezelés kizárólag az ön hozzájárulásán alapul.
Az elektronikus adatok olyan módon kerülnek törlésre, hogy visszaállításuk ne legyen lehetséges, a papíralapú adatok megsemmisítőben vagy erre jogosítvánnyal rendelkező megsemmisítéssel főtevékenysége szerint szakszerűen foglalkozó cég megbízásával kerül sor.
Az adatokat a Diamond Congress Kft. elsősorban elektronikus úton gyűjti és tárolja, néhány szerződés, megrendelés esetében előfordulhat a papír alapú adathordozó. A papír alapon kezelt személyes adatok a Diamond Congress Kft. székhelyén vagy telephelyén mappákba lefűzve kerülnek tárolásra. Mind a székhelyen, mind a telephelyen csak az arra jogosult munkavállalók kezelik az adatokat, más személy a mappákhoz nem fér, és nem férhet hozzá (zárható szekrények és helyiségek).
A munkavállalók tájékoztatást kaptak arról, hogy papíralapon kezelt adatokhoz csak az arra jogosult férhet hozzá, annak hozzáférést köteles megakadályozni (kulcsra ügyelni, illetéktelen harmadik személyt nem lehet nyitott szekrénynél a helyiségben egyedül hagyni).
Az elektronikus úton nyilvántartott adatok az alábbi módon kerülnek tárolásra és védelemre:
Az elektronikus úton nyilvántartott adatok a Diamond Congress Kft. szerverén kerülnek tárolásra. A Diamond Congress Kft. informatikai hálózatának külső védelméről, többszintű tűzfal-rendszer gondoskodik.
Az adatbázisokban tárolt adatok védelmét általában kétszintű hozzáférés-védelem biztosítja. Más számítógépről nem lehet közvetlenül meghívni vagy elérni az adatbázist. Adatbázis-szinten közvetlenül az adatok csak a rendszergazda (vagy teljes joggal rendelkező adatbázis felhasználó) részére elérhetők, más személyek, csak az adatbázishoz kapcsolódó alkalmazáson keresztül érhetik el a tárolt adatokat. Ezek az alkalmazások részint elkülönülő saját felhasználó azonosítást használnak.
Az applikációs zónában az Apache csakis lokális helyi géptől fogad el való adatokat (HAProxytól) és miután az adatkapcsolat kiépült már szolgátat az internet fele is miután meggyőződött róla, hogy biztonságos és valósak a kérések, addig nem! Az Apache PHP5.2 –es szoftverkörnyezetben megírt program közvetlenül a DB zónában lévő MySQL adatbázissal kommunikál. Mind az Applikációs zóna, mind a DB zóna zölddel jelölt, teljesen leválasztva a közvetlen internet felől.
A webináriumok felületén hozzáférést biztosítunk azon előadás-videókhoz, poszterekhez, melyeket a szerzőink bocsátanak rendelkezésünkre (illetve ugyanitt tesszük közzé az absztraktokat, az ezzel kapcsolatos szabályozás a fentiekben található). A hozzáférés időben korlátozott, és kizárólag azzal a véletlenszerű felhasználónév-jelszó párossal elérhető, melyet a szervezők a rendezvény előtt kiküldenek a résztvevőknek. A felhasználónév a rendezvény nevéből és a résztvevő egyedi azonosítójából kerül legenerálásra. A jelszó, teljesen véltlen algoritmussal jön létre, soha nem egyezik meg a résztvevő által adatbázisunkban használt jelszóval. Sem a felhasználónévhez, sem a jelszóhoz nem használunk fel adatvédelmileg érzékeny adatokat (sem személyes, sem kapcsolattartási, sem intézményi). Diamond Congress Kft. nem vállal felelősséget a közzétett anyagok tartalmáért (pl.: tudományos megalapozottság, eredetiség, üzleti titkok, stb.)
Az adatok törlését kérelemre az adatok kezelésével foglalkozó munkatárs végzi el, egyéb esetben folyamatosan, de legalább minden évben egy alkalommal a kezelésükre jogosult munkatársak által felülvizsgálatra kerülnek az adatok, és amennyiben megőrzésük már nem szükséges, úgy az törlésre kerül.
A Diamond Congress Kft. adatokat csak az alábbi esetekben továbbít:
A Diamond Congress Kft. által tárolt személyes adatait a szerződés teljesítésében résztvevő alvállalkozónak továbbítjuk, amennyiben ez az ön számára végzett szolgáltatás teljesítéséhez szükséges, és csak olyan adatait, amennyi a szolgáltatás végzéséhez szükséges.
A Diamond Congress Kft. felhívja azonban arra a figyelmet, hogy a programfüzet, absztraktkönyv által harmadik személy (másik résztvevő) is hozzáférhet adataihoz (neve, tudományos fokozata, email címe, munkahelye), akiknek a további adatkezeléséért a Diamond Congress Kft. nem tud felelősséget vállalni. Amennyiben ezt nem kívánja, úgy kérjük, hogy külön jelölje meg, hogy nem kívánja a programfüzetben, absztraktkönyvben, résztvevő listában adatai feltüntetését.
Külön felhívjuk arra a figyelmet, hogy társaságunk webinárium esetén kizárólag a résztvevőknek és a szervezőknek ad hozzáférést a tartalmakhoz, felhívja a figyelmet az illegális másolásra, rögzítésre, továbbá mindent elkövet a webinárium oldalak biztonsága érdekében. Azonban a technológia mai állása szerint nem zárható ki az illegális másolás és rögzítés, ezért társaságunk a webináriumban megjelent anyagokért, ezekben található személyes adatok illegális harmadik személy által történő hozzáféréséért felelősséget nem vállal.
Hogyan férhetek hozzá adataimhoz?
A konferencia regisztrációra szolgáló DPCS rendszerünkben ön adatait módosíthatja, amennyiben valamiért ez nem sikerül, kérjük, hogy hivatali időben (hétfőtől péntekig 9-16 óra között) forduljon hozzánk, és a módosítást mi elvégezzük.
Mennyi ideig őrizzük meg adatait?
Amennyiben adatait az ön hozzájárulása alapján kezeljük és más jogalap (pl. szerződés teljesítése) nem áll fenn, úgy adatait addig kezeljük, amíg ön hozzájárulását vissza nem vonja, vagy az adatkezelésnek már nincsen célja és ön adatai törléséhez hozzájárult.
Amennyiben adatait szerződés teljesítése okán kezeljük, úgy a szerződés teljesítéséig és a szerződés megszűnését követő 5 évig kezeljük, a számviteli beszámolónkat alátámasztó iratokat 8 évig őrizzük meg. Ezt követően az adatokat töröljük.
Amennyiben jogos érdek áll fenn adatai kezelése tekintetében, úgy adatait addig kezeljük, amíg a jogos érdeket bizonyítani tudjuk. A jogos érdek megszűnésétől számított 5. év végéig őrizzük meg adatait.
Fentieken kívül honlapjaink és mobil applikációnk használata során böngészője küldhet automatikus információkat, amikor megnyit egy webhelyet, vagy amiket használat közben a mobilalkalmazása küld pl. IP cím, megnyitott weboldalak, tevékenység naplózás. Információt kaphatunk a használt eszközzel kapcsolatban pl.: típusát, operációs rendszerét, beállításait, egyedi azonosítókat illetően. Ezen információk a beállításoktól függenek, és e tekintetben javasoljuk, hogy az egyes eszközökhöz tartozó információtechnológiai, beállítási, biztonsági szabályzatot, használati útmutatókat is tanulmányozza át.
A Diamond Congress Kft. a honlapon is tájékoztatja és engedélyezteti a cookie használatot a felhasználóval. A cookie-ból a Diamond Congress Kft. nem gyűjt adatot, azokat nem kezeli, nem őrzi meg.
A Diamond Congress Kft. hírlevelet (tipikusan konferencia körlevelet) csak az érintettek erre vonatkozó (e-mailben, interneten erre a célra bejelölt négyzetben) hozzájárulása alapján küld. A hírlevelek alján tájékoztatja az érintetteket jogaikról: leiratkozás lehetőségéről, helyesbítésről. Leiratkozás esetében hírlevél küldése céljából a Diamond Congress Kft. az érintett adatait törli, azt nem kezeli tovább.
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság HatóságAz érintett jogosult arra, hogy személy adatainak jogellenes kezelése esetén bírósághoz forduljon.
1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c
www.naih.hu
+36-1-3911400,
ugyfelszolgalat@naih.hu
Amennyiben adatai illetéktelen harmadik személyhez kerültek vagy ennek veszélye fennáll, úgy adatvédelmi incidensről beszélünk.
A Diamond Congress Kft-nél az elmúlt évtizedekben adatvédelmi incidens nem történt. Lehetséges kockázatként felmerülhet:
A Diamond Congress Kft. fentiek megakadályozása érdekében:
Amennyiben a Diamond Congress Kft. bármelyik munkatársa észleli, hogy adatvédelmi incidens történt, azt haladéktalanul jelenti a Diamond Congress Kft. ügyvezetőjének, aki azonnal kijelöli azt a személyt, aki 24 órán belül felméri, hogy az érintettek és adataik körét, és a lehetséges kockázatokat. Haladéktalanul javaslatot tesz az incidens kezelésére, amelyet az ügyvezetővel közöl. Az ügyvezető dönt a szükséges intézkedésekről úgy, hogy a kár megelőzhető, elhárítható, de legalább csökkenthető legyen.
Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár az érintett jogaira és szabadságaira nézve, a Diamond Congress Kft. indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja az érintettet az adatvédelmi incidensről az alábbi minimális tartalommal: incidens jellege, kapcsolattartó nevét és elérhetősége, az incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket, az incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket.
Jelen adatvédelmi szabályzat 2020. április 20. napján lép hatályba. A jelen szabályzatban nem rendezett kérdésekben a GDPR rendelet és felhatalmazása alapján kiadott magyar jogszabályok rendelkezései irányadóak.
Budapest, 2020. április 20.
Varga Attila, ügyvezető
Diamond Congress Kft.