Nagyon sokfajta találkozó létezik (szemináriumok, tanfolyamok, workshopok, konferenciák, kongresszusok) és a szervezésük is különböző megközelítést, hozzáállást kíván, mert mindegyiknek megvan a sajátossága, mely más és másfajta ügyintézést igényel. Szolgáltatásainkat elsősorban akadémiai-, kutatóintézetek, orvosi intézmények és szervezetek, szakmai egyesületeknek ajánljuk, de kormányzati és vállalkozói szféra rendezvényeiben is szívesen közreműködünk.

Konferenciaszervezés Strukturális Felépítése

Nemzetközi Szervezőbizottság/ Tudományos Tanácsadó Testület

down

Helyi Szervezőbizottság

down

Diamond Congress Kft.

3down

Pályázatok kezelése Absztraktok kezelése Szállodai szolgáltatás
Helyszín kiválasztása Proceedings kezelése Társasági programok
Nyomda/postázás Regisztráció ügyintézése Transzferek
Kiállítás ügyintézése Pénzügyi menedzsment Helyszíni szolgáltatások

 

Pályázatok kezelése

Szolgáltatásaink az Ön rendelkezésére állnak már a legelső pályázat kezdetétől fogva. Segítséget nyújtunk Önnek az alábbi munkálatokban:

  • reklámanyagok beszerzése és előkészítése a pályázandó kongresszusra (prospektusok, videók, CD)
  • a pályázathoz komplett dokumentáció elkészítése,
  • apró ajándékok beszerzése a pályázati anyag mellé,
  • bizottsági ülésen prezentációhoz való asszisztencia,
  • a konferencia sorozat korábbi összejövetelein stand menedzselése.

Helyszín kiválasztása

A megfelelő helyszín kiválasztása mindig felelősségteljes döntést igényel. Tudásunk, tapasztalatunk, a helyszínek ismerete segítséget nyújt Önnek abban, hogy az Ön által szervezendő konferenciának a lehető legmegfelelőbb helyszínt válasszuk ki, igényeinek és költségkereteinek figyelembevételével.

Nyomda/postázás

Vállaljuk a konferencia arculatának megtervezését, mint nyomtatott anyagoknál, mind Internet oldal kialakításánál. Nagyon fontos, hogy a hogyan néznek ki a konferencia nyomtatványai, körlevelei, poszterei. Magas színvonalú nyomdai munkálatokat reális áron biztosítjuk, valamint segítséget nyújtunk a körlevelek és más anyagok postai kiküldésében is.

Kiállítás ügyintézése

A kongresszusokat és konferenciákat napjainkban sokszor kísérik technikai kiállítások, termékbemutatók. Kezeljük a standok foglalását, építését, a kiállító cégek standdal kapcsolatos speciális kéréseit. Felelősséggel vállaljuk a kiállítás pénzügyi részének lebonyolítását is. Biztosítás, szállítmányozás, vámkezelés és más kapcsolódó technikai feladatokat megbízható alvállalkozóink segítségével bonyolítunk.

Absztraktok kezelése

Az elmúlt években az információs technológia fejlődése arra késztetett bennünket, kezdjünk el elgondolkodni azon, hogyan lehet az absztraktok begyűjtését racionalizálni. Ezért befektetéseinket ebben az irányban mozdítottuk el, hogy megalkossuk saját online absztrakt beküldő programunkat az Internet adta lehetőségeket kihasználva, mely lehetővé teszi:

  • az absztraktok kényelmes, folyamatos begyűjtését,
  • sikeres feltöltés esetén azonnali visszaigazolás kiküldését,
  • könnyű levelezést a szerzőkkel,
  • bizottsági tagok hozzáférését az absztrakt fájlokhoz és adataihoz jelszavas azonosítóval,
  • bírálók hozzáférését az absztrakt fájlokhoz és adataihoz jelszavas azonosítóval, hogy döntsenek elfogadásukról,
  • absztraktok besorolását különböző kategóriákba,
  • “elfogadott-elutasított táblázat” generálását a bírálatok alapján,
  • megfelelő adatbázis létrehozását, mely alapjául szolgál a visszaigazoló levelek kiküldéséhez szerzők részére.

Proceedings kezelése

A teljes kéziratok begyűjtése (kötet vagy CD) hasonlóan zajlik, mint az absztraktokéhoz. A program segíti:

  • teljes előadásanyagok begyűjtését 2 szakaszban: az első a bírálati folyamat előtt, a második a folyamat után a nyomdakész cikkek feltöltését,
  • sikeres feltöltés esetén azonnali visszaigazolás kiküldését, mind a cikkek, mind a bírálatok esetében,
  • könnyű levelezést a szerzőkkel és a bírálókkal,
  • bizottsági tagok hozzáférését a cikkek fájljaihoz és adataihoz jelszavas azonosítóval,
  • bírálók hozzáférését a cikkek fájljaihoz és adataihoz jelszavas azonosítóval, hogy döntsenek elfogadásukról,
  • teljes értékelési folyamat levezetését webes felületen keresztül,
  • “elfogadott-elutasított táblázat” generálását a bírálatok alapján,
  • a bírálatok megjegyzéseinek kiküldését a bíráló megnevezése nélkül,
  • korrekció után a szerzők utolsó, nyomdakész előadásanyagainak feltöltését.

Regisztráció ügyintézése

Modern számítógépes rendszerünket professzionális szakemberek készítették mind számítástechnikai, mind rendezvényszervezői oldalról. A következő szolgáltatások előnyét kínáljuk az online regisztrációs oldalon, ahol a résztvevők:

  • regisztrálhatnak a konferenciára a megadott részvételi díj kategóriát kiválasztva,
  • foglalhatnak túrákra, társasági programokra, jelölhetik étkezési igényeiket,
  • regisztrálhatják kísérőiket, számukra is foglalhatnak programokat, túrákat,
  • megadott kategóriák szerint különböző szállodákban foglalhatnak helyet,
  • amennyiben kívánják, kártyás fizetést intézhetnek titkosított adattovábbítással (128 bites SSL).

Regisztrációs szolgáltatásunk kiterjed a jelentkezési lapok begyűjtésére, a teljes pénzügyi tranzakciók kezelésére, számlázásra, delegátusok konferencia táskáinak, kitűzőinek elkészítésére, túrák és társasági programok meghívóinak előkészítésére és azok kiosztására, és a teljes körű helyszíni regisztráció ügyintézésére.

Természetesen vállaljuk a résztvevőkkel való levelezést és kapcsolattartást, válaszolunk kérdéseikre, kezeljük a konferenciával kapcsolatos problémáikat, mindezt főként e-mailen tesszük.

 Pénzügyi menedzsment

Már a kezdeti stádiumban is reális költségvetést készítünk a rendezvényre az Ön elképzelései alapján. A későbbiekben a közösen elfogadott költségterv alapján dolgozunk és időközi pénzügyi jelentéseket küldünk. A teljes szervezés ideje alatt tanácsokat, ötleteket adunk, hogyan menedzseljük a költségeket hatékonyan, hogy a rendezvény egyenlege kedvezően alakuljon. Szolgáltatásaink ezen felül:

  • költségvetés készítése,
  • folyószámlák vezetése,
  • költségek előfinanszírozása, amennyiben forrás nem áll rendelkezésre,
  • szállítók és alvállalkozók felé kifizetések teljesítése,
  • részvételi és egyéb díjak, szállásköltség, kiállítói és szponzori díjak beszedése,
  • számlázás résztvevőknek,
  • intézményi támogatások kezelése és azok elszámolása (EU, kormányzati és más források, stb.),
  • végleges elszámolás elkészítése és értékelése a szervező bizottság és más testületek felé

Szállodai szolgáltatás

A szálláslehetőséges széles skáláját biztosítjuk a résztvevők számára a szezontól függő reális árakon, a luxus kategóriáktól egészen a kollégiumi szintig bezárólag. Szolgáltatásaink ezen a területen az alábbiakat tartalmazzák:

  • szállások csoportos foglalása,
  • ártárgyalások alvállalkozókkal,
  • levelezés és visszaigazolás a résztvevők számára,
  • problémák és speciális kérések intézése,
  • szálláselőlegek begyűjtése és azok továbbítása a szállodáknak,
  • szobalisták biztosítása a szálloda rezervációs irodája felé.

Társasági programok

Az elmúlt néhány év tapasztalata alapján, személyre szabott programokat szervezünk a résztvevőknek és kísérőiknek Budapesten és szerte az országban, figyelembe véve érdeklődési körüket, legyen szó turisztikai, kulturális vagy akár történelmi látványosságról. Ezen kívül többféle más társasági programot is kínálunk szórakoztatás, zene, vendéglátás vagy más témában is.

Transzferek

A résztvevők mindenirányú transzferigényét ki tudjuk elégíteni, mint például:

  • reptér – helyszín – reptér transzfer,
  • helyszínek között transzfer (több konferencia helyszín esetén)
  • szállodák közötti, vagy kulturális program esetén szállodákhoz való transzfer,
  • egyéb konferencia transzferjáratok biztosítása.

Helyszíni szolgáltatások

A konferencia helyszínen többek között a következő szolgáltatásokat végezzük:

  • konferencia termek, és a hozzá kapcsolódó szolgáltatások menedzselése,
  • audiovizuális és egyéb beszállítók felügyelete,
  • E-mail és Internet kapcsolat biztosítása külön terminál szobában,
  • vendéglátó szolgáltatások ügyintézése,
  • kiállítás és kapcsolódó feladatainak koordinálása,
  • résztvevők regisztrálása, információs pult üzemeltetése,
  • regisztrációs és konferencia anyagok szétosztása,
  • táblák felállítása poszter prezentációk és információcsere számára,
  • segítségnyújtás az előadók számára,
  • dekoráció,
  • probléma megoldás, ügyintézések.